+7 (905) 47-666-88
Заказать звонок
4 августа 2026 года принят Федеральный закон № 315-ФЗ, который вносит изменения в закон «Об электронной подписи». Поправки касаются машиночитаемых доверенностей и порядка подтверждения полномочий представителей при подписании электронных документов квалифицированной электронной подписью.
Основные изменения начнут действовать с 1 сентября 2027 года. Бизнесу важно обратить внимание на них заранее, потому что МЧД уже стала привычным инструментом электронного документооборота, а ошибки в доверенностях могут привести к отказу в приёме документов, спорам с контрагентами и рискам признания действий представителя неподтверждёнными.
Машиночитаемая доверенность, или МЧД, — это доверенность в электронной форме, которая позволяет информационной системе автоматически проверить полномочия представителя. Она используется, когда сотрудник, представитель или иное уполномоченное лицо подписывает электронные документы от имени организации или индивидуального предпринимателя своей электронной подписью.
На практике МЧД нужна в электронном документообороте с контрагентами, при сдаче отчётности, участии в закупках, подписании юридически значимых документов, работе с государственными сервисами и корпоративными системами.
Смысл МЧД простой: электронная подпись подтверждает личность подписанта, а доверенность подтверждает его право действовать от имени компании или предпринимателя.
Закон № 315-ФЗ меняет подход к форме машиночитаемой доверенности. С 1 сентября 2027 года при использовании квалифицированной электронной подписи полномочия представителей организаций и ИП, действующих на основании доверенности, по общему правилу будут подтверждаться МЧД, соответствующей единой форме, которую Минцифры России размещает на портале Госуслуг.
Это должно упростить работу бизнеса. Вместо ситуации, когда нужно каждый раз проверять специальные формы на разных официальных сайтах, появится единая базовая форма доверенности на Госуслугах.
При этом закон сохраняет возможность использовать дополнительные формы МЧД, если операторы государственных или муниципальных информационных систем разместят их на своих официальных сайтах. Однако такие формы будут применяться факультативно. Иными словами, единая форма с Госуслуг станет основным ориентиром, а специальные формы — дополнительным вариантом.
Сейчас действует иной подход. В первую очередь применяются специальные формы МЧД, которые размещены на официальных ресурсах для конкретной сферы или информационной системы. Если такой формы нет, можно использовать форму с Госуслуг.
Новая модель меняет логику. Бизнесу станет проще ориентироваться: основной формой станет единая форма, размещённая на портале Госуслуг. Это снижает риск ситуации, когда компания оформила доверенность, но система или контрагент не принимает её из-за несоответствия специальному формату.
Для организаций с большим количеством электронных процессов это особенно важно. Одна ошибка в форме доверенности может остановить подписание документов, сдачу отчётности, участие в закупке или обмен юридически значимыми сообщениями.
Электронная подпись давно стала частью ежедневной работы бизнеса. Документы подписывают бухгалтеры, юристы, руководители подразделений, специалисты по закупкам, кадровые сотрудники, внешние представители и подрядчики. Чем больше таких процессов, тем выше значение правильного оформления полномочий.
Если представитель подписывает документ без корректной доверенности, у контрагента или органа может возникнуть вопрос: имел ли человек право действовать от имени организации. В обычном бумажном документообороте этот вопрос решают через доверенность и подпись. В электронном документообороте такую роль выполняют квалифицированная электронная подпись и МЧД.
Новые правила должны сделать подтверждение полномочий более предсказуемым. Но для бизнеса это не означает, что можно ждать 2027 года и ничего не менять. Лучше заранее проверить, как компания сейчас оформляет МЧД, кто их выдаёт, где они хранятся, как контролируются сроки действия и как отзываются доверенности после увольнения или смены полномочий сотрудника.
В первую очередь стоит провести аудит электронных подписей и доверенностей. Нужно понять, кто в компании подписывает документы электронной подписью, на каком основании и в каких системах.
Затем важно проверить сами МЧД. В доверенности должны быть корректно указаны доверитель, представитель, полномочия, срок действия и иные необходимые сведения. Если полномочия описаны слишком общо, контрагент или информационная система может не принять документ. Если полномочия слишком широкие, компания получает лишние риски.
Отдельно нужно проверить порядок выдачи и отзыва доверенностей. Когда сотрудник увольняется, меняет должность или перестаёт участвовать в конкретном процессе, доступ и полномочия должны прекращаться своевременно. Иначе бывший или уже неуполномоченный сотрудник может сохранить техническую возможность подписывать документы.
Также стоит оценить, какие информационные системы использует компания. Это могут быть сервисы отчётности, ЭДО, закупочные площадки, банковские системы, корпоративные порталы, государственные ресурсы и сервисы контрагентов. У каждой системы могут быть свои технические требования к загрузке и проверке МЧД.
Основной риск — документ могут не принять. Это особенно критично, если речь идёт о сроках подачи отчётности, участии в закупке, направлении юридически значимого уведомления или подписании договора.
Второй риск связан с полномочиями. Если сотрудник подписал документ, но его право действовать от имени компании подтверждено некорректно, контрагент может оспорить документ или затянуть исполнение обязательств.
Третий риск — внутренний контроль. Если компания не ведёт реестр МЧД, сложно понять, какие доверенности действуют, кто ими пользуется и какие полномочия уже нужно отменить.
Четвёртый риск возникает при работе с несколькими организациями. Например, один бухгалтер, юрист или внешний представитель может подписывать документы от имени разных компаний. В такой ситуации нужно особенно внимательно вести отдельные доверенности, сроки и объём полномочий по каждому юридическому лицу.
Компаниям стоит подготовить локальный порядок работы с машиночитаемыми доверенностями. В нём можно закрепить, кто принимает решение о выдаче МЧД, кто готовит текст доверенности, кто проверяет полномочия, кто отвечает за хранение и отзыв.
Также полезно вести внутренний реестр. В нём стоит отражать дату выдачи, срок действия, представителя, объём полномочий, информационные системы, где используется доверенность, и статус доверенности.
Для компаний с активным электронным документооборотом важно обновить должностные инструкции и регламенты согласования. Если сотрудник подписывает документы электронной подписью, его полномочия должны совпадать с трудовой функцией, внутренними приказами и МЧД.
Отдельное внимание нужно уделить договорам с внешними представителями и подрядчиками. Если компания передаёт право подписывать документы бухгалтерской фирме, юридическому консультанту, агенту или иному лицу, в договоре следует описать порядок выдачи МЧД, пределы полномочий, ответственность за ошибки и обязанность прекратить использование доверенности после завершения отношений.
До 1 сентября 2027 года у бизнеса есть время, чтобы спокойно привести процессы в порядок. Мы рекомендуем не откладывать подготовку на последний момент.
Сначала нужно выявить все действующие МЧД и электронные подписи. Затем следует проверить, какие доверенности оформлены по специальным формам, а какие — через Госуслуги. После этого можно оценить, какие процессы потребуется адаптировать под единую форму.
Также важно заранее проверить, как ваши контрагенты и операторы ЭДО будут переходить на обновлённые правила. Если компания работает с крупными заказчиками, государственными системами или финансовым сектором, лучше заранее уточнить технические требования и порядок приёма МЧД.
Подготовка особенно важна для организаций, где много подписантов, филиалов, обособленных подразделений, внешних представителей или регулярных электронных сделок. Чем сложнее структура, тем выше риск ошибки при переходе.
Закон № 315-ФЗ упрощает подход к машиночитаемым доверенностям и делает единую форму с Госуслуг основным ориентиром для подтверждения полномочий при использовании квалифицированной электронной подписи. Это должно снизить техническую путаницу и упростить работу бизнеса с электронными документами.
Однако упрощение формы не отменяет юридической ответственности. Компаниям по-прежнему нужно внимательно описывать полномочия, контролировать сроки, отзывать доверенности и хранить подтверждения. Электронный документооборот работает безопасно только тогда, когда техническая настройка совпадает с юридической логикой.
Машиночитаемая доверенность — это не просто электронный файл. От неё зависит юридическая сила подписанных документов, участие в закупках, сдача отчётности, взаимодействие с контрагентами и защита компании в споре.
Если вам нужно проверить МЧД, подготовить доверенности для сотрудников или представителей, обновить внутренние регламенты, настроить электронный документооборот или разобраться со спором из-за подписания документов электронной подписью, обращайтесь в Saenko Group (Саенко Групп). Мы оценим документы, выявим риски и поможем выстроить юридически безопасную систему подтверждения полномочий.
